Organizar un evento musical al aire
libre puede ser una experiencia emocionante y
gratificante, además de una gran inversión que, de elegirse a uno o varios
buenos artistas, puede ayudar a recolectar una favorable cantidad de dinero. Varios
Temas les ofrece algunos pasos y sugerencias para ayudarles a planificar su
evento, en especial cuando éste es para una recaudación de fondos, tan recurrentes y benéficas en nuestro país.
Cómo organizar un evento musical al aire libre
Definición de Objetivos y Formato:
Antes de comenzar, es crucial tener claros los objetivos del evento. Esto
influirá en el formato, la duración, y otros aspectos clave. Nunca supongas,
haz tormenta de ideas, muévete en la situación mentalmente, anota e hilvana
secuencias a favor.
Planificación y Organización:
Utiliza herramientas de planificación como Google Docs o Trello para organizar
la logística, el contenido y la promoción del evento. Además de lápiz y papel o
envíos por las redes sociales que el grupo de trabajo maneje.
Presupuesto y Reserva para
Imprevistos: Asegúrate de tener un presupuesto
detallado y reserva un fondo para imprevistos, como cambios de clima que
requieran un plan B.
Atención al Detalle:
Cuida los detalles que harán tu evento único, como la música, la decoración, y
las actividades para los asistentes. Además, nada puede considerarse pequeño,
porque los asistentes buscan ayudar, pero también ser valorados.
Solicitar los permisos necesarios:
Si vas a usar un espacio público, necesitarás permisos de las autoridades
competentes. Evita sanciones, aunque sea para un fin benéfico, lo mejor es
canalizar las autorizaciones o recibirás sendas multas y no podrás realizar el
evento o terminarás dando pérdidas.
Idea Formatos y Programación
Acorde: Elige un formato y programa que se alinee con tus
objetivos y atraiga al público deseado. Aunque existan bases claras en todo
evento, al organizar un evento musical al aire libre se puede aplicar mucho de
tu personalidad y visión de cómo quieres que sucedan las cosas, apoyado en
experiencias laborales o personales ya vividas por ti o tu equipo de trabajo.
Cuidar la Decoración y Disposición
del Espacio: Ambas son fundamentales para crear el
ambiente deseado. Los colores claros y las tendencias minimalistas pero que
expresen claramente el sentir del evento, son cruciales para cautivar a los
asistentes y que su presencia sea significativa para las arcas, como para el currículo
de los organizadores.
Puedes
concentrarte en zonas sociales con distintas temáticas, en las que las personas
construyan su propia experiencia de otros y compartir, que terminarán
colaborando con la animación o ambiente del evento.
Lanzar tu Comunicación:
Desarrolla una estrategia de comunicación efectiva para promocionar tu evento.
El organizar un evento musical al aire libre amerita que dicha comunicación sea
lanzada con tiempo –sí es posible- y que al despertar el interés, se estudie
qué es lo que espera el público, lo que puede ayudar a mejorar detalles de la
organización e incluso, ofrecerles más a lo que podían esperar.
Tranquilizar sobre los Temas
Sanitarios: Si aún existen preocupaciones
sanitarias, asegúrate de comunicar las medidas que tomarás para proteger a los
asistentes.
Evaluación Post-Evento:
Organizar un evento musical al aire libre es una experiencia profesional,
comunitaria o personal que debe llamar al aprendizaje y a la reflexión. Después
del evento, realiza una evaluación para entender qué funcionó bien, qué
funcionó mal y cómo se puede corregir y aumentar cada detalle y qué se puede
mejorar para la próxima vez.
Incluso
ello ayuda a crear nuevas temáticas en las cuales ya se saben las bases de
trabajo, propias de la experiencia y la comprensión del target de público que
se está manejando, que como sabemos, además de exigente, es tan cambiante como
lo son las tendencias.
Dinero recaudado:
Debes considerar los pagos de equipos, músicos, permisos, lo que hayas
concertado con el personal (así sean voluntarios) y los impuestos que pudieron
generarse (al pedir los permisos se les informa ello). Quizá no sean grandes ganancias,
pero el aprendizaje es valioso.
Un
consejo: Procura organizar un evento musical al aire libre de manera micro,
pero continua, con variedad de músicos y/o performance. La continuidad genera
públicos fieles y paulatinamente se observan más y mejores ganancias económicas
y de crecimiento personal en el área de organización de eventos públicos.
